Правила проведения тендеров или бельгийцы наступают

10 февраля 2010 г. ведущие бельгийские агентства (на момент публикации материала их было уже 26) заявили о своем нежелании мириться с установившимися правилами проведения тендеров. В рамках забастовки все участники заменили свои корпоративные сайты кусочками письма, адресованного компаниям-заказчикам. За последнее десятилетие правила проведения тендеров, разработанные в 90-х года прошлого века UBA ( Unie van Belgische Adverteerders) и ACC (Association of Communication Companies) претерпели значительные изменения.
Несоблюдение одного из наиболее важных правил - "приглашение на тендер не более 3-х агентств" вызывает у составителей письма особое недовольство: "В последнее время мы видим, что для участия в тендерах приглашается более 10 агентств... Тендеры, как бокс, состоят из нескольких раундов. Выигрывая один раунд, Вы переходите в следующий. Победитель только один. Однако, в отличие от бокса, тендеры "ударяют" участников по их собственной голове. Большой тендер может стоить агентству более чем 80 000 евро. Только на переход во второй раунд тратится огромное количество энергии... И если в тендере участвует 10 агентств, то это - 90%-ый шанс, что Вы участвуете в собственном избиении"- негодуют участники акции протеста (полный текст письма Вы можете наблюдать на сайтах участников в течение недели).

Участники совета Ассоциации Интерактивных Агентств решили поддержать инициативу западных коллег, адаптировав свод тендерных правил ACC для использования российскими интерактивными агентствами. Ведь, по словам Председателя совета АИА, Дмитрия Козлова, проблема злоупотребления временем и ресурсами агентств характерна не только для бельгийского рынка, но и весьма актуальна для российского digital сегмента. "Я очень рад, что документ, с которого мы начинаем публикацию рекомендаций и советов АИА - это руководство для участников тендера. За основу мы взяли опубликованные бельгийскими коллегами "Рекомендации по подготовке к тендерам"- говорит г-н Козлов.

Рекомендации по подготовке к тендерам (переведено и адаптировано для использования на территории РФ)

В бизнес среде, в которой интеллектуальная собственность (IP) становится все более и более ценной, важно напомнить клиентам о правах агентств и защитить идеи и материалы исполнителей. Исполнение описанных в этом документерекомендаций поможет участникам тендеров подчеркнуть важность поданных работ и защитить их авторские права и время.

Анкетирование компании, приглашающей агентство в тендер

Маловероятно, что клиент захочет подписать договор до объявления итогов тендера. Поэтому одним из вариантов мог бы быть анкетный опрос, который Вы можете попросить заполнить своего клиента. Ниже приведен пример анкеты. Это позволит Вам понять те риски, которые Вы, как агентство, возьмете на себя в случае принятия решения об участии в тендере. Анкетный опрос также поднимает проблему конфиденциальности и IP прав.

1. Какова причина проведения тендера?
2. Сколько агентств приглашаются к участию в тендере?
3. Определены ли дедлайны и поэтапное расписание процесса проведения тендера? Если нет, то уточните, пожалуйста, детали.
4. Платный тендер или нет?
5. Готовы ли Вы подписать NDA (соглашение о неразглашении)? 
6. Определена ли система оценки для поданных работ и доступна ли эта информация для агентства? Если нет, то, пожалуйста, укажите детали.
7. Через какой промежуток времени после предоставления работ агентствам сообщат о результатах?
8. Можем ли мы попросить, чтобы все агентства были информированы в один день в присутствии журналистов?
9. Если агентство проиграет тендер, пожалуйста, сообщите причины.

2. Рекомендации по защите Вашей Интеллектуальной собственности / Авторского права:

Авторское право присваивается всей литературной, артистической, музыкальной и драматической работе. Только идея не может считаться интеллектуальной собственностью. Таким образом авторское право будет автоматически распространяться на дизайн концепции, рисунки и иллюстрации, которые Вы представляете на тендере. Для этого стоит предусмотреть все средства защиты своей интеллектуальной собственности. Кроме того, существует ряд рекомендаций, соблюдение которых поможет в доказательстве при возникновении нарушений. 

Нет одного верного и быстрого способа воспрепятствовать клиентам использовать идеи или проекты агентства, если они решат копировать их. Однако, большинство ситуаций возникает из-за неопытности сотрудников заказчика, а не из-запреднамеренной попытки незаконно присвоить работу агентства.

Таким образом эти рекомендации, в первую очередь, напомнят клиентам, что идеи и материалы предоставленные агентством, являются конфиденциальными и защищенными. В конечном счете, если спор возникает, следующие шаги помогут доказать в суде, что идеи агентства и рассматриваемый материал были оригинальны и ценны, и что этот ценный товар был незаконно присвоен.

1. Убедитесь, что весь представленный материал маркирован значком авторского права ©.
2. Датируйте весь подготовленный для тендера материал, подписывайте ФИО его автора и лица, ответственного за хранение  рабочих проектов. Проекты, основанные на web дизайне и идеях полезно демонстрировать на сервере создателя.
3. Обсудите с клиентом возможность подписания взаимного соглашения о неразглашении. Это значит, что стороны не могут раскрыть третьему лицу или внутреннему маркетинговому отделу торговые секреты, идеи, проекты и другое. Это - единственное средство защиты для Ваших идей. Таким образом агентство обязуется не раскрывать любую информацию клиента, и использование такого соглашения должно продемонстрировать профессионализм агентства.
4. Распечатайте проект и пошлите на свой почтовый адрес заказным письмом с описью всего содержимого. После получения держите его невскрытым на случай возникновения нарушения Ваших авторских прав.
5. Обсудите регистрацию работы и идей с Вашим юристом.